Кирякин И.В. «Сервис межкорпоративного электронного документооборота eSign-PRO»
Проблемы межкорпоративного электронного документооборота
На современном рынке систем электронного документооборота представлено множество решений, позволяющих оптимизировать внутрикорпоративный документооборот. Принятие в 2002 г. Закона «Об электронной цифровой подписи» должно было бы послужить мощным толчком для развития юридически значимого межкорпоративного документооборота с использованием ЭЦП. Однако до сих пор организация межкорпоративного электронного документооборота вызывает ряд вопросов:
- какие форматы документов использовать;
- как организовать подписание документа несколькими сотрудниками различных компаний и обеспечить юридическую значимость их подписей даже после истечения сроков действия сертификатов;
- как отследить движение документов и обеспечить их хранение в доступных архивах;
- как наладить взаимодействие с третьей (проверяющей) стороной;
- как объединить уже существующие внутрикорпоративные системы электронного документооборота на межкорпоративном уровне без дублирования их функциональных возможностей.
Одним из возможных решений является сервис межкорпоративного электронного документооборота – eSign-PRO.
Предлагаемое решение
Сервис eSign-PRO (www.esignpro.ru) представляет собой портальное решение, построенное на базе Microsoft Office SharePoint Services и предназначенное для последовательного подписания электронных документов удаленными друг от друга абонентами через Интернет с использованием ЭЦП и их последующего архивного хранения. В первую очередь сервис предназначен для обмена первичной бухгалтерской документацией в рамках хозяйственной деятельности предприятий. Для этого в нем реализован интерфейс для взаимодействия с бухгалтерскими системами (1С), но в то же время сервис может быть использован и для обмена и подписания самых различных документов, представленных в виде файлов произвольного формата.
В качестве примера рассмотрим существующий хозяйственный документооборот между предприятиями. Типовой бумажный (бухгалтерский) документооборот при обмене двусторонними документами состоит из нескольких стадий. Исходный документ порождается в какой-либо корпоративной системе учета организации (1С, CRM, ERP и т. п.), инициирующей обмен документами (первой организации), и распечатывается на бумаге, как правило, в двух экземплярах. Собственно, с этого момента и начинается документооборот: сбор согласующих виз, подписание документа уполномоченными лицами первой организации, отправка двух его экземпляров по почте контрагенту, визирование у соответствующих согласующих лиц контрагента, подписание обоих экземпляров уполномоченными лицами контрагента и отправка одного из экземпляров, также по почте, обратно первой организации. В дальнейшем обе организации обеспечивают учет и хранение своих экземпляров документа.
Сервис eSign-PRO призван заменить вышеописанный бумажный документооборот между организациями на электронный. Фактически сервис реализует последовательное движение согласованных электронных документов по заданным цепочкам подписантов каждой из организаций, что позволяет обеспечить значительную экономию времени и затрат по сравнению с аналогичным бумажным документооборотом. Сервис начинает работать с момента регистрации электронного документа и заканчивается помещением подписанных ЭЦП документов в электронном виде в архив.
Юридическая значимость документооборота обеспечивается электронной цифровой подписью (ЭЦП), реализуемой средствами сертифицированного СКЗИ «Крипто-КОМ 3.2» (сертификат ФСБ России СФ/114-1068, СФ/114-1069 от 07.11.2007 г.), встроенного в специальный криптоплагин, предназначенный для осуществления криптографических операций в сервисе при поддержке широкого набора браузеров и платформ.
Эффект от внедрения
Сервис eSign-PRO может быть полезен для любых компаний независимо от их размера и вида деятельности. При его внедрении компания приобретает ряд преимуществ:
- экономию времени – высокую оперативность при совершении и оформлении сделок;
- экономию места – избавление от необходимости хранить бумажные архивы;
- снижение расходов за счет отказа от услуг почтовых и курьерских служб;
- мобильность – подписание документов возможно не только на рабочем месте, но и из любой точки мира, где есть Интернет.