Круглый стол. «Набирая обороты. Особенности и актуальные проблемы внедрения систем электронного документооборота уровня организации.»
Как вы оцениваете состояние рынка корпоративных систем электронного документооборота в России? Какие структуры сегодня являются основным потребителем С ЭД? Назовите главную цель, которую хотят достигнуть заказчики, в результате внедрения такой системы.
МАКСИМ ГАЛИМОВ, директор по перспективным исследованиям, компания DIRECTUM
Наверное, нет таких отраслей, про которые можно было бы однозначно сказать: в них документооборот наиболее востребован. Классические задачи документооборота – управление организационно-распорядительными документами, договорами, учет движения входящих/исходящих документов – востребованы всеми, такие задачи актуальны для большинства предприятий. С другой стороны, есть множество частных задач, которые могут решаться на базе ECM-систем, и яркий интерес к которым проявляется лишь в отдельных отраслях. Например, торговые компании преимущественно заинтересованы в построении финансовых архивов, банковские структуры ориентированы на автоматизацию процессов кредитования, у проектных организаций, как и у крупных управляющих компаний, есть стойкий интерес к проектному документообороту. Цель у всех – добиться порядка в хранении документов и в бизнес-процессах, сэкономить на издержках и рисках, которые возникают из-за недостаточно четкого управления документами.
ЮРИЙ ДУБРОВСКИЙ, руководитель отдела анализа управления внедрения ИТ-систем департамента корпоративных систем, компания «Ай-Теко»
Российский рынок систем электронного документооборота претерпел серьезные изменения по сравнению с докризисным состоянием: клиенты стали более требовательными, внедрение приходится проводить не «от бумаги», а от «прошлого решения». Кроме того, сегодня СЭД затрагивают не только общий (административный) документооборот, но и финансовые, бухгалтерские, производственные и другие специализированные бизнес-процессы, поэтому все чаще возникает необходимость в интеграции этих решений с учетными и другими информационными системами.
Главными заказчиками на рынке СЭД выступают обычно предприятия, в которых обработка документов занимает большую часть времени. В первую очередь это финансовые учреждения (банки, страховые, управляющие и др. компании). Им необходимо, чтобы все документарные процессы соответствовали требованиям регулятора. В финансовых структурах остро стоит проблема сокращения времени на принятие решения, снижения затрат на архивное хранение документов, составляющих заметную долю в общих затратах, и одновременного контроля всей массы документации. СЭД позволяют им решать все эти вопросы.
Государственные структуры составляют другую крупную группу потребителей СЭД. Для них первостепенными являются вопросы контроля доставки и исполнения документов. Помимо этого, СЭД играют решающую роль в проекте «электронного правительства». Они обеспечивают базу для оказания госуслуг в электронной форме на уровне исполнителей в каждом задействованном учреждении.
В сфере коммерческих организаций системы электронного документооборота особенно востребованы в компаниях с территориально распределенной структурой. СЭД позволяют им сократить время обработки документов, которыми обмениваются центральные и дочерние компании, а также существенно снизить транспортные издержки на документооборот.
ЛЮБОВЬ ПЕТРОВА, руководитель дирекции консалтинга и разработки компании «Verysell Проекты»
В период кризиса спрос на СЭД был наиболее устойчивым: по итогам 2009 г. он существенно не повысился, но и заметного спада отмечено не было. Автоматизация документооборота любой компании или государственных структур управления в настоящее время является одним из привлекательных решений на рынке программного обеспечения. Постепенно многие приходят к осознанию необходимости внедрения таких систем, которые в период общего кризиса позволяют оптимизировать затраты и сократить время на управленческие процессы и делопроизводство.
В настоящее время потребители СЭД – коммерческие компании крупного и среднего бизнеса, а также государственные структуры управления. Потребности в автоматизации документооборота в госструктурах растут быстрее в последние годы, так как актуальной задачей является сокращение бюджетов на содержание аппарата министерств и ведомств. Существенную роль при этом играет и потребность в межведомственных взаимодействиях при реализации сквозных процессов управления.
ИВАН ПЕТРОВ, директор департамента сопровождения интегрированных решений, «СИТРОНИКС Информационные Технологии» в России
Объем рынка СЭД в России по итогам 2009 г. эксперты оценивают по-разному: показатели колеблются от 50 до 200 млн долл. «Просадка» рынка как следствие кризисных явлений в мировой экономике оценивается в диапазоне от 20 до 30%. В целом, состояние рынка с точки зрения коммерческой активности можно охарактеризовать как постепенное «оттаивание».
Если же говорить об уровне зрелости российских заказчиков в отношении понимания задач, которые решает электронный документооборот, то пока он по-прежнему не столь высок. Большой процент до сих пор составляет дублирование электронного и бумажного документооборотов, что является прямым последствием «разорванности» бизнеспроцессов организации и документооборота. Однако зачатки позитивного тренда в области интеграции процессов обработки документов с основными бизнес-процессами компаний все же есть. Несмотря на уменьшение объемов ERP-проектов (а по некоторым оценкам этот рынок сократился на 40%), рынок ECM продолжал жить и в кризис, «прирастая» проектами по совершенствованию имеющихся систем ЭДО, в том числе за счет интеграции их с BI, системами бюджетирования и консолидации.
Основным потребителем западных СЭД традиционно является крупный корпоративный сектор. И эта тенденция лишь усилится с выходом MS SharePoint 2010. СЭД отечественного производства внедряется прежде всего в мелких и средних компаниях. Что касается отраслевого среза – это госсектор, банковская и страховая отрасли, ВПК, промышленность.
ГРИГОРИЙ ПОВАРОВ, заместитель генерального директора компании СКБ «Контур»
Когда мы слышим аббревиатуру «СЭД», то под этим обычно понимаются системы документооборота внутри организаций. И если говорить о них, то внутренние СЭД распространены в России достаточно широко. Внедряют их чаще всего технологически продвинутые компании, желающие сделать процесс циркулирования документов в организации более эффективным (увеличить скорость согласования, решить вопрос с актуальностью, безопасностью и хранением документов).
Взаимодействие в области внешнего документооборота (между предприятиями) до сих пор происходит в «бумажном виде». Уровень можно оценить практически как нулевой. Такая неразвитость внешнего документооборота связана с законодательными барьерами, существовавшими в России до настоящего момента. В частности, электронные счетафактуры раньше не имели юридической значимости. Однако 16 июля 2010 г. Госдума в третьем чтении утвердила целый пакет существенных изменений в НК РФ, а 19 июля их принял Совет Федерации. В частности, изменения, разрешающие организациям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде с использованием ЭЦП, без дублирования их на бумаге. Стоит оговориться, что в большинстве развитых стран подобный закон действует уже на протяжении многих лет. Если законопроект будет утвержден Президентом РФ, то рынок электронного внешнего документооборота между организациями в России начнет развиваться очень быстро.
Что касается других первичных бухгалтерских документов, то наше законодательство допускает их формирование в электронном виде: после утверждения поправок по счетам-фактурам во взаимоотношениях представителей бизнеса не останется ни одного документа, требующего наличия копии в бумажном виде. Нормативная база позволит перевести в электронный формат абсолютно все. Поэтому сейчас первоочередная задача для многих компаний, желающих получать выгоды электронного документооборота, – научиться интегрировать свои внутренние системы с решениями сервис-провайдеров, оказывающих услуги внешнего документооборота.
ВЛАДИМИР СМИРНОВ, генеральный директор компании «Сигнал-КОМ»
С позиции компании, занимающейся криптографической защитой информации, рынок корпоративных СЭД можно охарактеризовать как развитый: присутствует множество предложений и реальных внедрений СЭД в различных сферах государственной деятельности и корпоративной бизнес-активности. Основным потребителем СЭД являются территориально разнесенные подразделения компаний и их фронт-офисные подразделения, взаимодействующие с клиентами. Главные цели СЭД – обеспечение юридической значимости и конфиденциальности электронных документов, а также оперативности при их подготовке и обмене.
Готовы ли сегодня компании в условиях ограниченных ИТ-бюджетов внедрять С ЭД? Какие факторы и тенденции отраслевых рынков способствуют принятию решения о внедрении С ЭД?
МАКСИМ ГАЛИМОВ
Как показал 2009 г., кризис оказал незначительное влияние на интерес к теме документооборота. Бюджеты, конечно, сократились, усилились требования к системам и поставщикам, заказчики стали более придирчивы. Однако внедрения не останавливаются: начатые проекты продолжаются, новые инициируются. Связано это, с одной стороны, с тем, что проекты СЭД по сравнению с ERP не так дороги. Задачи, решаемые в рамках проектов СЭД, известны, хорошо дробятся, и каждую можно выполнить за не очень большой срок, особенно если интегратор придерживается четкой технологии внедрения. Бюджеты и сроки превышаются редко.
С другой стороны, меняются и интересы заказчиков: все чаще решаются локальные задачи (типа финансового архива). Да и, казалось бы, уже автоматизированные процессы лучше решаются, если дополнить их СЭД. Например, в тех же договорных процессах этап подготовки договора не закрывается только ERP-системой.
ЮРИЙ ДУБРОВСКИЙ
Несмотря на тенденцию к экономии и сокращению ИТ-расходов, компании продолжают внедрять СЭД. Способствуют этому два фактора: во-первых, необходимость усиления контроля за работой как внутри организации, так и с удаленными структурами – филиалами и дочерними предприятиями; во-вторых, развитие сотрудничества с зарубежными компаниями. Как правило, одновременно с сертификацией менеджмента качества зарубежные партнеры требуют наличия системы электронного документооборота.
Кроме того, наметившиеся в последнее время тенденции роста рынков побуждают компании «размораживать» свои программы развития, в том числе и по СЭД, поскольку это реальный путь снижения издержек, связанных с документационным обеспечением деятельности.
Не стоит забывать, что кризис обострил конкуренцию, и предоставление оперативного и качественного сервиса стало одним из важнейших условий выживания компании в борьбе за клиента. А в новых экономических условиях эта задача без СЭД труднодостижима. Поэтому компании, уже внедрившие такие системы в ряде процессов и ощутившие их преимущества, даже в условиях ограниченных бюджетов будут вести развитие и тиражирование решений.
ЛЮБОВЬ ПЕТРОВА
В условиях ограниченных ИТ-бюджетов значение СЭД существенно повышается. Такие системы будут внедрять в первую очередь. Однако предпочтение будет отдано, скорее всего, не специализированным многофункциональным решениям, а более «легким», охватывающим основные документооборотные процессы в комплексе с портальными решениями, CRM-системами и т. п. Это позволяет снизить затраты на внедрение и решить основные задачи.
ИВАН ПЕТРОВ
Из факторов, способствующих принятию решения о внедрении СЭД, назову следующие.
Во-первых, снижение издержек бизнеса. Этот фактор является сегодня ключевым при принятии решения о старте любого ИТ-проекта. Если экономическая выгода очевидна и система не требует больших объемов работ по кастомизации, то сам проект может быть достаточно бюджетным. Полученный эффект от внедрения СЭД реально просчитать только в одном случае – если в компании оценена стоимость бизнес-процессов и их сопровождения (персонал, офисные площади и т. п.). Оценку можно строить и на таких показателях, как скорость обработки документов, скорость принятия решений, прозрачность в работе с документами, сокращение затрат на хранение бумажных версий документов, исключение проблемы каталогизации и поиска нужных данных и др.
Во-вторых, не стоит забывать об отложенном спросе вследствие «заморозки» проектов в кризисный период. Секвестирование бюджетов в госсекторе и приостановка проектов внедрений ECM с нуля (или вовсе отказ от них) в коммерческом секторе, наблюдавшиеся с конца 2008 г., постепенно сходят на нет. Это создает благоприятные условия для компаний, предлагающих легко интегрируемые решения для электронного документооборота, которые не требуют длительных сроков внедрения и развивают существующую функциональность ЭДО.
В-третьих, кризис научил российского заказчика быть более требовательным и уделять особое внимание управлению эффективностью бизнеса. Сама по себе СЭД как инструмент управления «электронными бумагами» в секторе крупных корпоративных заказчиков уже мало кого может удовлетворить. Вектор сейчас направлен в сторону конвергенции систем электронного документооборота с технологиями управления бизнес-процессами нередко на основе аналитических инструментов (BI-систем).
ВЛАДИМИР СМИРНОВ
Не только готовы, но и внедряют. Одним из главных факторов для принятия решения о внедрении СЭД являются требования по снижению затрат и времени на подготовку и отправку документов.
Зачастую СЭД продолжает функционировать параллельно с бумажным делопроизводством, а директивное и недостаточно продуманное ее внедрение вообще способно парализовать деятельность организации. На каком этапе в основном совершаются ошибки, дискредитирующие СЭД? Можете ли вы, опираясь на собственный опыт, сказать, какова доля проектов, в которых предполагалось полностью перейти на ЭДО, и эта цель была достигнута?
МАКСИМ ГАЛИМОВ
Бытует мнение, что задача электронного документооборота – исключить бумажные документы. Это не совсем верно. Бумажный документ, остающийся после перехода на электронный документооборот, – это в большинстве случаев документ, необходимый потребителю, внешнему относительно контура внедрения системы: государственным органам (если говорить о приказах, кадровом документообороте), контрагентам (финансовые документы), партнерам (проектные документы, конструкторская документация) и сотрудникам, не охваченным системой (руководители, сотрудники других подразделений, филиалов). Наличие в организации бумажного документооборота нельзя считать провалом проекта внедрения СЭД. Экономический эффект от внедрения достигается по очень многим направлениям, и, исходя из нашей практики, экономия на бумаге – это минимум, что вообще может получить организация в типичных случаях. Конечно, ЭДО – идеал, но чем масштабнее проект, тем сложнее этот идеал будет достигаться. Важнее ставить реальные цели: перейти на ЭДО для отдельных типов документов, избавиться от бумажных транзакций в отдельном процессе, автоматизировать работу руководства и т. д.
ЮРИЙ ДУБРОВСКИЙ
Современный этап развития СЭД характеризуется тем, что большая часть руководителей уже имеет тот или иной опыт внедрения информационных систем. Директивные внедрения, способные парализовать или существенно осложнить деятельность организации, – больше история, чем сегодняшний день. Скорее можно говорить о неполном соответствии ожиданий и результатов внедрения. Существенным ограничением здесь являются недостаточная нормативно-правовая база и правоприменительная практика работы с ЭДО.
Внутренний документооборот, регулируемый только регламентными актами самой организации, перевести на электронный формат обычно удается без существенных проблем. Совершенно другая ситуация с внешним документооборотом. К нему приравниваются все документы, которые так или иначе могут быть затребованы вышестоящими и надзорными органами. И тут основная проблема заключается в том, что эти структуры электронные документы в качестве «полноценных» либо не принимают вообще, либо принимают ограниченно. Причем характер ограничений носит прецедентный, ведомственный характер и потому содержит серьезные риски для организации. Например, клиент при попытке перевести полностью на ЭДО заключение договоров с одним из контрагентов (в связи с очень большим количеством таких договоров), столкнулся с проблемами признания расходов по договорам, заключенным в электронном виде, при очередной проверке. Ему пришлось срочно всю массу документов переводить в бумажный формат, а затем снова сканировать для создания электронных копий и передавать для проверки. Такие же проблемы возникают при необходимости обязательной передачи документов в архив. Не установлено четких правил и практики, каким образом и должны ли вообще принимать архивы электронные документы, и это побуждает организации поддерживать традиционное бумажное делопроизводство наряду с ЭДО.
ЛЮБОВЬ ПЕТРОВА
Любое внедрение СЭД предполагает переходный период от бумажного к электронному документообороту. Это объективно необходимо по многим причинам технологического, технического и психологического характера (наша привычка дублировать документы, создавать много копий, боязнь потери информации и т. п.).
Основной ошибкой может быть существенное затягивание процесса перехода полностью на электронный документооборот компании. По опыту нашей работы, примерно 40% компаний, внедряющих СЭД, в настоящее время вполне эффективно работают преимущественно в автоматизированных системах. Проблемы могут возникать в случаях, когда бизнес-процессы заказчика идут по нестандартным схемам, а пытаются внедрить большие промышленные системы. Одной из главных причин, тормозящих полный переход на СЭД, является и требование различных контролирующих органов предоставлять отчетные документы в бумажном виде (налоговая инспекция, пенсионный фонд и др.). Поэтому, строго говоря, никто на рынке на 100% не исключает работу с документами в бумажном виде. И это проблемы не внедрения систем, а организации управления и контроля в государстве.
ИВАН ПЕТРОВ
Об этом уже много раз было сказано: без учета человеческого фактора ни одна ИТ-система, какой бы функциональной она ни была, не будет эффективно работать и даже больше – способна привести к негативным последствиям для бизнеса. Допустим, ЭДО уже был развернут в организации ранее на другой платформе. Пользователи привыкли к последовательности действий, функционалу, интерфейсам этой системы. Решение об ее замене, принятое в силу морального износа СЭД, для них не является оправданным: работало – и хорошо, зачем менять? Как правило, установка даже готового «коробочного» ЭДО – это новый интерфейс, новый функционал, новые бизнес-процессы – вызывает, как минимум, недоумение. Сотрудники канцелярии – люди консервативные, к новинкам не стремятся. Соответственно, успех подобных проектов зависит исключительно от руководителя и куратора проекта со стороны заказчика.
В проекте необходимо учитывать следующие стадии: разработка удобного пользовательского интерфейса, обучение, тестирование (минимум неделя), опытная эксплуатация (минимум месяц).
Основная задача в области нейтрализации негативного влияния человеческого фактора при внедрении СЭД сводится к тщательной подготовительной работе. Сотрудники, для которых СЭД является основным рабочим инструментом, должны быть уверены в том, что новая система – это новые возможности, это сокращение их рабочего времени на рутинные процессы, это отсутствие проблем с потерей, дублированием, искажением документов и др.
Если система СЭД развивается в соответствии с требованиями сотрудников и делается это быстро, чего легко можно достичь на промышленной ECM-платформе, то из оппозиционеров они станут союзниками.
ВЛАДИМИР СМИРНОВ
При внедрении СЭД, кроме всего прочего, должен учитываться и психологический фактор – бумажный документооборот часто предполагает общение, от которого люди не готовы отказаться. Например, в некоторых организациях согласование и подписание документов по-прежнему представляет собой целый ритуал. Кроме того, при общении люди обмениваются дополнительной информацией касательно темы документа, что также немаловажно. Не в пользу СЭД говорит и необходимость освоения сотрудниками нового ПО, выполнения требований по хранению ключей ЭЦП и пр.
Если говорить о юридической значимости ЭД, то отдельным вопросом является взаимодействие с третьей (проверяющей) стороной, чтобы ЭД признавался наравне с бумажным. Для успешного внедрения СЭД необходимо учитывать все перечисленные факторы и автоматизировать те бизнеспроцессы, где их влияние минимально либо выгода от перехода на ЭДО настолько очевидна, что у руководства заведомо хватит воли для его внедрения.
В какой степени существующая законодательная и нормативно-правовая база в области электронного документооборота соответствует современным потребностям российского рынка С ЭД? Какие первоочередные вопросы требуют проработки?
МАКСИМ ГАЛИМОВ
Нормативно-правовой базе есть куда развиваться, но, на мой взгляд, как это ни парадоксально, именно ее развитие может ухудшить ситуацию с переходом на электронный документооборот. Во-первых, поставщики и заказчики не используют в полной мере те возможности, которые уже предоставляются государством и другими регуляторами (например, Центробанком) в сфере применения электронных документов и электронного взаимодействия. А отсутствие реальной практической потребности влечет за собой отсутствие здравых требований к развитию законодательства. Во-вторых, принятие невнятных, плохо мотивированных законов может затормозить развитие систем, привести к перекосу спроса на рынке СЭД, неоправданным затратам со стороны заказчиков и неверным представлениям о важности тех или иных возможностей системы, как это, например, случилось с Законом «О персональных данных» или Законом «Об ЭЦП».
ЮРИЙ ДУБРОВСКИЙ
Крайне болезненным является вопрос об обязательности бумажного экземпляра документа и юридической значимости электронного. Сейчас хозяйственная практика и законодательство не дают однозначного ответа на вопрос, какие действия организации нужно выполнить, чтобы налоговые и другие надзорные органы принимали электронные документы.
Жалобы на требования надзорных органов предоставлять море копий достигли уже высших должностных лиц государства. Выход из этой ситуации – применять электронный документооборот. Но при каких условиях организация может быть уверена, что отсутствие бумажных счетов-фактур и накладных (или других документов) не поставят ей в вину? Этот риск настолько значителен, что мало кто отваживается на подобный шаг.
Как уже было отмечено, работа архивов организаций по работе с электронными документами тоже никак не регламентирована. Как быть с документами постоянного срока хранения? Будут ли архивы принимать на хранение электронные документы? Какой должна быть процедура?
Другой важный вопрос – номенклатура дел. Этот документ разработан для хранения бумажных документов и не совсем удобен для работы с электронными. Тем не менее, его нужно разрабатывать, а государственным организациям – еще и согласовывать с архивными органами. При наличии более сложных каталогов и систем доступа СЭД, это превращается в дублирование работы, тем не менее, требуемое законодательством. Поэтому в нормативных актах хотелось бы видеть документ, более приспособленный для работы с электронными документами.
ЛЮБОВЬ ПЕТРОВА
Сейчас организация юридически значимого документооборота возможна только с применением электронной цифровой подписи и развитием системы удостоверяющих центров. Тратится много денег на решение технических проблем и забывается о законодательной базе для работы этих технологических нововведений, а база сегодня является весьма несовершенной. Необходимо обеспечить технологическую нейтральность законодательных и нормативных правовых актов, закрепить в законодательстве возможность использования электронных документов без ЭЦП, разобраться с законодательством о персональных данных – чтобы оно не оказалось тормозом для рынка электронного документооборота.
ВЛАДИМИР СМИРНОВ
Главный вопрос, который необходимо решить для повсеместного использования ЭДО наравне с бумажным, – это признание электронного документа эквивалентным бумажному. Для этого, как минимум, требуется: провести ревизию действующего законодательства и исключить противоречия по использованию двух типов документов (например, ФЗ «Об ЭЦП» определяет условия эквивалентности ЭД бумажному, а Налоговый кодекс требует передачи и хранения счетов-фактуры в бумажном виде); утвердить на государственном уровне для использования в государственных и межкорпоративных (публичных) СЭД расширяемый перечень: форматов электронных документов и ПО для их визуализации, форматов защищенных электронных документов (зашифрованных и/или подписанных ЭЦП), ПО для проверки ЭЦП (вплоть до создания соответствующих публичных сервисов в Интернет); оснастить государственные структуры всем вышеперечисленным ПО.
Решение этих вопросов позволит обеспечить хождение электронных документов наравне с бумажными без заключения предварительных договоров и предоставит для любого потребителя возможность их визуализации с проверкой ЭЦП.
Насколько заказчики знакомы с преимуществами решений класса ECM? Где эти преимущества наиболее очевидны? Какие подготовительные мероприятия можно рекомендовать заказчикам в преддверии планируемого внедрения системы этого класса?
МАКСИМ ГАЛИМОВ
Средние и крупные предприятия сталкиваются с огромным количеством проблем, для решения которых предназначены ECM-системы, так или иначе предприятия информированы об ECM-продуктах, тем более что дефицита маркетинговых активностей в сфере документооборота нет. Существует, конечно, ряд специфических вопросов, понятных лишь экспертам и требующих, наверное, популяризации, но так будет всегда. В целом можно порекомендовать ознакомиться с сайтами поставщиков, со специализированными интернет-ресурсами, сходить на отраслевую выставку, уделив особое внимание технологиям внедрения, поддержке, развития продуктов, а также историям успеха и неудач на схожих проектах.
ЮРИЙ ДУБРОВСКИЙ
Немногие заказчики знакомы с преимуществами решений класса ECM. Чуть лучше дело обстоит, когда речь заходит о СЭД, порталах, системах коллективной работы. Несколько большая осведомленность характерна для крупных корпоративных заказчиков, поскольку преимущества промышленных систем автоматизации очевидны при распределенной обработке больших объемов документов, характерных для таких организаций.
ECM-системы, в отличие от СЭД, охватывают более широкий круг процессов, а также задействованных в них специалистов и потоков информации, не обязательно документов в классическом их понимании. Поэтому перед внедрением таких решений требуется проведение определенных мероприятий, направленных на просвещение, доведение до всех заинтересованных лиц со стороны заказчика того, что ценность представляют не только документационное обеспечение управления (ДОУ), но и иные неструктурированные информационные продукты деятельности организации.
Необходимо продемонстрировать те преимущества, которые получит компания, обладая единой системой управления корпоративным содержанием. Важным аспектом является смена функционального заказчика для ECM-систем: в отличие от СЭД, где им обычно выступает руководитель ДОУ, здесь требуется привлечение стратегического топ-менеджмента заказчика, поскольку затрагиваются все информационные неструктурированные активы организации.
СЭД автоматизирует традиционно регламентированные документооборотные процессы, привычные и понятные сотрудникам. Но внедрение ECM невозможно без разъяснения сотрудникам концептуальных изменений и преимуществ, получаемых каждым от этих изменений. Только при таком подходе проект может быть успешен.
ЛЮБОВЬ ПЕТРОВА
Заказчики не всегда хорошо себе представляют, какие системы есть на рынке и как их выбирать. Помощь консультантов и хорошее знание бизнес-процессов своей компании позволяют существенно снизить риски внедрения систем. Поэтому при решении вопроса о внедрении СЭД на первом этапе должен быть обследован и определен состав процессов, требующих автоматизации, желательно провести сравнительный анализ возможных решений, предлагаемых на рынке. Это позволит выбрать оптимальный вариант при хорошем соотношении цена – качество.
ИВАН ПЕТРОВ
Как правило, стимулом к внедрению ECM-систем являются территориальная разобщенность офисов и желание руководства снизить издержи, связанные с «круговоротом» документов в компании. Подготовительные мероприятия, которые могут существенно упростить процесс внедрения ECM, – это, прежде всего, описание и четкий регламент основных бизнес-процессов. Кроме того, сейчас мы рекомендуем нашим заказчикам заранее «закладывать» механизмы интеграции СЭД с ERP. Для автоматизации документооборота важно на начальных этапах обеспечить возможности консолидации бизнес-процессов, автоматизированных в ERP, с процессами, протекающими в СЭД.